De organisatiekant

Ga verbinden op een helder kader

• Ga op zoek naar de richting en urgentie van de organisatie. Een organisatie zonder urgentie of richting verdwaalt en weet geen medewerkers of opdrachtgevers te binden.
• Bij bestaande organisaties is het zinvol terug te gaan naar de ontstaansreden. Als deze niet voor iedereen helder is, kan het waardevol zijn een gezamenlijke kroniek op te stellen. Op basis van deze kroniek kan de huidige situatie worden bepaald. Een startvraag kan zijn: “Met welke vraag is deze organisatie ooit gestart, en is deze nog altijd even actueel?”
• Beschrijf vervolgens de actuele situatie.
• Werk daarna je droom uit en maak deze visueel (bijvoorbeeld met een filmpje, foto’s, etc.). Hoe concreter, hoe beter. Als de droom helder is, kan deze worden vertaald naar een missie en visie. Nog belangrijker is om na te denken over welke organisatie principes er nodig zijn om dit doel te realiseren.
• Organisaties met een langetermijngerichtheid (en die weten waarom ze onderscheidend zijn) presteren het best. Zie ook theorie van Simon Sinek.
• ☼ Tips:
  • Deel als leider voortdurend de koers en straal de organisatieprincipes uit. Gebruik hiervoor verschillende middelen, zoals blogs, vlogs, logo’s, tekeningen, kunstuitingen en posters.
  • Stimuleer medewerkers om vanuit hun passie en talent een zichtbare bijdrage te leveren aan de koers.
  • Test je verhaal en droom extern. Probeer bijvoorbeeld een korte pitch uit bij je buren en vraag waarom het uniek is en of het zou werken.
  • Creëer een blijvende denktank die nieuwe ontwikkelingen volgt en het verhaal continu actualiseert.

Beloon gewenst gedrag

• Realiseer met voldoende betrokkenheid en voorspelbaar gedrag de veiligheid om te mogen leren.
• Herken talentvolle medewerkers en zet deze op cruciale plekken in de organisatie en geeft ze uitdagingen en geen problemen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld het instrument van vlootschouw
• Oordeel minder, begrijp eerder en vergeef sneller. Geef leiding met vragen en niet met antwoorden.
• Verleid met positieve tips. Maar spreek medewerkers aan en handhaaf tijdig als dit nodig is. Daarmee ben je voorspelbaar en creëer je veiligheid.
• ☼ Tips:
  • Maak plezier en vier succes als het gewenste gedrag wordt vertoont.
  • Erken je eigen fouten snel en wees daar ook helder over.
  • Bewaak de aandacht tussen “energie vreters” en “talenten”.
  • Weet waarom mensen zich aan de organisatie binden.

Richt een goede ondersteunende structuur in

• Maak een eenvoudig businessmodel dat het heldere kader concretiseert. Het model bestaat in ieder geval uit een profitplan (opbrengsten), een kostenplan (welke kosten moeten worden gemaakt om de profit te realiseren) en een liquiditeitsplan. Identificeer welke opbrengsten en kosten vast zijn en welke beïnvloedbaar.
• Richt je bij de uitvoering van dit model vooral op de realistische uitvoerbaarheid en niet te veel op de resultaten zelf (het goede goed doen). Stel regelmatig (oude) wetmatigheden ter discussie.
• Ontwerp een eenvoudige besluitvormingsstructuur, inclusief vergaderingen, notulen, systemen en rapportages. Leg de besluitvorming zo laag mogelijk in de organisatie.
• Er valt ook veel te zeggen over hoe besluiten worden genomen. Een nieuwe ontwikkeling op dit gebied is Deep Democracy.
• ☼ Tips:
  • Houd een kritische schrapsessie om het aantal vergaderingen, ingesleten gewoontes en procedures te verminderen. Richt je daarbij op wat de werkvloer écht nodig heeft. Beoordeel ook de tussenlagen: stel jezelf de vraag wat ze toevoegen en wat ze veroorzaken.
  • Voorbeelden zoals Lean en Kaizen zijn toepasbaar, maar houd het klein en maak zoveel mogelijk gebruik van eigen talenten.
  • Ondersteun de uitvoering met een balanced scorecard om inzicht te krijgen in de belangrijkste resultaten en voorspellende indicatoren. Denk hierbij aan vragen als: Hoe goed, hoe snel, hoe efficiënt en hoe effectief zijn we? 👉 Balanced Scorecard
  • Bespreek systematisch nieuwe kansen en risico. 👉 Risico management

Neem iedereen serieus en richt verantwoordelijkheden in

• Kies voor passende rollen die inspireren en de basis vormen om iets wel of niet te leren of verantwoordelijkheid voor te nemen. In dienstverlenende organisaties moeten deze rollen onderscheidend zijn van andere organisaties.
• Wees duidelijk en eerlijk als je ingrijpt. Geef aan dat je begrijpt, meeleeft en wilt helpen zonder over te nemen. Neem bij impactvolle conflicten of crisissituaties zelf de leiding in communicatie en het realiseren van oplossingsrichtingen.
• Zorg voor goed management: het management geniet vertrouwen van iedereen, is integer, heeft een voorbeeldrol en neemt snel besluiten en actie. Coach medewerkers om beter en effectiever te worden en verhoog daarmee de kwaliteit van de medewerkers.
  
• ☼ Tips:
  • Maak gebruik van een regelmatige vlootschouw van het management en zorg daarmee voor voortdurende verbetering in management.
  • Geef niet alleen aan wat iemand wél moet doen, maar ook wat niet.
  • Maak een totaalplaat van alle functies met doorgroeipaden (horizontale as), salarisschalen en opleidingsvereisten (verticale as). Streef ernaar dat dit maximaal op één A4 past. Als dit niet lukt, heb je te veel functies of rollen in je organisatie. HR registreert en waardeert, maar kan de rollen als zodanig niet beschrijven. Dat hoort bij de business. Zorg dat rollen aansluiten bij taken en bevoegdheden, tot aan advertentieteksten toe.
  • In geen enkele organisatie kan de ondersteuning functioneren zonder het primaire proces.

---

👉 In balans zijn